フリーアドレス制に移行するために受付システムを刷新。「Smart at reception」と「LINE WORKS」で、受付電話の直接取次ぎを実現!

概要

  • オフィスレイアウトを固定席からフリーアドレス制に変更したいと考えている
  • 受付電話からの着信を固定電話からスマートフォン宛へ変更したい
  • 受付システムからの通知を「LINE WORKS」で受信したい

このような課題をお持ちの方にオススメの事例です。是非ご覧ください。

導入企業概要

貴社について教えてください。


阪急阪神不動産株式会社(以下、阪急阪神不動産)は、阪急阪神ホールディングスに所属し、不動産事業を中心に展開する企業です。主に不動産の賃貸、開発、そして住宅事業を行っております。賃貸事業では、関西経済の中心地・大阪梅田を基軸に、阪急・阪神両沿線を中心として多彩な商業施設・オフィスビルを運営しており、首都圏物件やアジアを中心とした海外事業も展開しています。

インタビュイーの写真

中野 峻太朗(なかの しゅんたろう)様

阪急阪神不動産株式会社

住宅事業本部 マンション事業部 事業推進グループ

導入前

「Smart at reception」の導入経緯は?

私たちが働いているフロアのフリーアドレス化がきっかけです。「Smart at reception」導入前は、約200名の社員が固定席で働いていました。そのような中、会社の事業拡大に伴い、社員が増えてきました。フロアが徐々に手狭になったため、フリーアドレス化を検討することになりました。元々、フロアにフリースペースが少ないことや、膨大な書類がフロアの一角を占有していたことも、フリーアドレス化を推進する後押しとなりました。

フリーアドレス化を推進する上で発生した課題

フリーアドレス化を推進する上で、課題だったのが固定電話の問題です。当時、社員には、1人1台ずつの固定電話が支給され、受付からの電話は各自の固定電話宛に着信していました。受付からの電話が固定電話宛だと、社員は固定電話の近くに座る必要があります。この状態では、社員は自由に席を移動できません。フリーアドレス化を推進するには、受付からの電話を各自のスマートフォン宛に発信する仕組みが必要でした。

導入後

どのように解決したのか?

そのような課題がある中で、導入したのがiPad型受付管理システム「Smart at reception」です。私たちが所属している拠点は大阪ですが、東京の部署が、既に「Smart at reception」を導入していました。受付電話の取り次ぎ問題も「Smart at reception」で解消したことを、東京の部署のメンバーから聞いていたので、検討することにしました。


「Smart at reception」は、受付からの電話を各社員のスマートフォン宛に着信させることができたので、社員を固定電話から解放できました。その結果、フリーアドレス化の後押しとなりました。


また「Smart at reception」が「LINE WORKS」と連携し、受付情報を通知できる点もポイントでした。私たちの部署では「LINE WORKS」を2020年4月に導入しました。「LINE WORKS」は導入してすぐに社内で活用されており、その「LINE WORKS」と連携できた点も利便性が高かったです。

「LINE WORKS」は普段どのように利用していますか?

「LINE WORKS」はちょっとした相談や報告に利用しています。元々は他社のサービスを使っていたのですが、チャット上で添付ファイルが送信できないなど課題がありました。「LINE WORKS」なら写真や動画を送れますし、スマートフォンで使えるため外出先からも送信できるので便利です。私はマンション事業部ですので、外壁サンプルや模型、建築状況などを「LINE WORKS」で共有しています。

「Smart at reception」の運用で工夫している点はありますか?

2つあります。1つは受付の手順を分類している点です。弊社に訪問いただく方の中には、アポイントなしで訪問される方がいます。アポイントの有無を切り分けをするために、アポイントがある方は個人宛の呼び出しをお願いしております。アポイントがない方は、部署宛に呼び出しをお願いしています。この案内は、「Smart at reception」の画面上に表示しています。受付システムで訪問者の切り分けができるため、受付業務もスムーズになりました。

もう1つは、受付の通知方法を各社員に任せている点です。弊社で採用している「Smart at reception」からの通知方法は、①「電話着信」と②「LINE WORKSへ通知」の2種類です。これを一律に設定せず、各社員が通知方法を選べるようにしています。「電話着信」のみ「LINE WORKS」のみ、「両方」と選択ができます。社員ごとに事情が違うと考え選べるようにしました。

導入効果はいかがでしょうか?

受付電話の取り次ぎが減ったことに大きな効果を感じました。受付電話の取り次ぎは、来訪者を待たせてしまいますし、対応をした社員の業務も止めてしまいます。この業務を減らせたことは大きな効果でした。

また元々の目的だったフロアのフリーアドレス化も実現できました。フリーアドレス化によって執務スペースの創出と、ペーパーレス化を実現できました。社員からも「電話の取次がなくなって、楽になった」という声も頂いており、便利に活用させて頂いております。

LINE WORKSとの連携画面







受付に配置された「Smart at reception」

今後の展開について

コロナウイルス感染症の影響で、在宅勤務という働き方も加わりました。今までは社員の誰かがなんとなく受付業務を対応していました。しかし、在宅勤務という働き方が多様化する中で、その対応も難しくなってしまう面があり、対策を考えなければいけなくなりました。受付業務の改善については、今後も間違いなく検討していくことになるかと思います。