UniTalk連携でTeams通知
フリーアドレス化を実現

株式会社三栄について教えてください

新井様：株式会社三栄は自動車関連の雑誌「OPTION」「GENROQ」などを主力にパブリッシング事業、WEB事業、イベント事業などを手がけています。

近年、パブリッシング事業では、女性ファッション誌・男性ファッション誌「FUDGE」、アウトドア情報誌「GO OUT」などを手がけており、自動車以外の領域にも進出しています。

またイベント事業では「東京オートサロン」を開催しており、3日間で約30万人の動員実績があります。

新井様はどのような業務を担当されていますか？

新井様：所属は経理部です。

経理部に所属しておりますが、社内のシステム全般を担当しています。

これまで営業部のシステム開発や経理のシステム開発を行ってきました。

システム開発を担当してきた経験から、今回のSmart at receptionも導入を担当いたしました。

株式会社三栄　経理課長

新井 祐介様

Smart at reception導入した経緯を教えてください。

新井様：オフィス移転による座席のフリーアドレス化がきっかけです。

弊社ではコロナ禍の影響でテレワークによる働き方が定着しました。

そのため出社して働く社員が少なくなりました。

出社する社員が少なければ、オフィス規模を縮小でき、経費削減ができるのでは？という話になり、オフィス移転の計画が進むことになりました。

ただ、オフィス規模を縮小したからといって社員数が減るわけではありません。

従来のオフィスのように固定席で運用すると、スペースが足りません。

そこで座席のフリーアドレス化を採用し、オフィス規模を縮小しても仕事がしやすい環境づくりを目指しました。

なぜフリーアドレス化が受付システムの検討につながったのでしょうか？

新井様：オフィスの受付で固定電話を使っていたからです。

もともと弊社では受付を含めオフィス内で固定電話を約30台設置していました。

固定席の運用では固定電話は便利ですが、オフィスのフリーアドレス化にはネックでした。

そのため固定電話を廃止し、通話はすでに全社員に貸与していたiPhoneに集約する運用に切り替えました。

ただ、オフィスの受付には課題が残りました。

オフィスの受付は固定電話の内線機能を利用していたからです。

オフィス内の固定電話を廃止すると、受付からの電話に応答できません。

来訪者から社員へ直接連絡していただく方法も検討しましたが、宅配便や本の納入業者は社員の連絡先がわかりません。

彼らのために受付システムの導入が必要でした。

そんな中、受付システムを探していたところ、Smart at receptionを見つけました。

Smart at receptionを選定した理由を教えてください。

新井様：理由は3点あります。

1点目はUniTalkと連携できる点です。

弊社ではUnitalkを利用しており、Smart at receptionが連携できると知って魅力に感じました。

2点目は工事不要で設置できる点です。

従来の受付電話だと、設置に回線工事が必要になります。

移転作業を素早く行う必要があったため、工事が不要な点はポイントでした。

3点目はM-SOLUTIONSがソフトバンク関連の企業だったからです。

弊社はスマートフォンをはじめとした、回線・ネットワーク周りはソフトバンク様に依頼をしていました。

そのため同じ系列企業に依頼できる安心感がありました。

他のサービスと比較はしましたが、以上の3点が決め手となりました。

Smart at receptionの利用状況はいかがでしょうか？

新井様：Smart at receptionは新しいオフィスで稼働しています。

宅配業者や本の納入時の受付に役立っています。

仕組みとしては、来訪者がSmart at receptionで受付をすると、Unitalkを介して担当部署メンバーのTeamsアプリが一斉鳴動するように設定しています。

これによってフリーアドレスでも受付業務が問題なく対応できています。

設置もインターネットに繋がるiPadを準備するだけでしたので、すぐに用意できました。

今後の展望がありましたら教えてください。

新井様：Smart at receptionはQRコードによる入退室機能があると聞いています。

弊社ではまだ利用していませんが、利便性を向上させるため、今後は利用したいと考えています。

また弊社はイベントも実施しており、貴社のイベントシステム「Smart at event」にも興味を持っています。実施時期になりましたら、検討してみたいと思います。

-ありがとうございました。